"Does IT Matter?" vorrebbe dire "E' importante? Serve a qualcosa?", se ci fosse scritto "it" e non "IT". IT sta per "Information Technology". In un libro recente Nicholas Carr (ex direttore della Harvard Business Review) si chiede se la IT serva o no: "Ormai l'IT è un insieme di servizi standard, una commodity come l'elettricità. E' necessaria, ma ce l'hanno tutti. Non dà a nessuno vantaggi competitivi. Dunque va realizzata in modo spartano per ottenere prestazioni adeguate. Niente sprechi, nè orpelli".
Progettisti e analisti rendono di più, se usano computer avanzati e lavorano in rete. Però è arduo misurare la produttività dei professionisti che producono intangibili. Quindi l'entità degli impatti positivi dell'IT è discutibile. Comunque i produttori di software offrono piattaforme e sistemi mirati a rendere più efficiente il lavoro professionale organizzato e ripartito in rete. Microsoft ha elaborato il pacchetto NetMeeting, Ray Ozzie (che originò Lotus) offre il suo Groove. C'è Drupal e molti pacchetti (ad es., Splinder.it) che sono semplici supporti a weblog (siti web su cui chi è autorizzato, registra messaggi e testi interagendo di continuo).
Usando questi sistemi si creano e si trasferiscono grafica e documenti, modificati poi in tempo reale durante le discussioni, si usano PC da locazioni remote e si eseguono operazioni d'ufficio, scambiandosi messaggi all'istante. Ogni professionista connesso in rete scrive e disegna su whiteboard (la schermata che appare su tutti i computer connessi e si usa come le lavagne (blackboard) nelle scuole).
I prodotti citati sopra hanno prezzi bassi e funzionano bene. Sono stati adottati da grandi aziende. Gli stessi risultati, però, si ottengono anche per vie usuali, eseguendo manualmente le operazioni necessarie. Una buona organizzazione mentale è più importante dell'impiego di strumenti sofisticati e standardizzati. Lo sappiamo dalla nostra esperienza scolastica: certi professori (anche sapienti) usano la lavagna in modo orrido. Hanno pessime calligrafie, sovrappongono scritte e disegni: gli studenti ci capiscono poco. Lo stesso accade su whiteboard, specie se chi la usa ha troppa fretta di interagire in tempo reale. Affastellare all'istante i contributi di varie persone ha gli stessi inconvenienti delle videoconferenze: disordine e tracce labili. Sono più efficaci le strutture logistiche prestabilite. Se si usa un weblog, datare e firmare ogni intervento. Se vari collaboratori sono connessi per E-mail, può convenire una sequenza lineare ordinata per gerarchia. L'operatore i riceve messaggi da quello (i-1), aggiunge le sue osservazioni ai precedenti, inserisce nuovi contenuti e trasmette a (i+1). Spesso è meglio che un moderatore stia al centro di una stella: riceve messaggi da tutti gli originatori e dissemina a tutti i testi editati e riassunti.
Sia che si lavori manualmente, sia che si ricorra a package precotti, occorre ordinare e classificare con cura i materiali prodotti. Così anche a distanza di tempo è più facile reperirli. Dato che ogni attività cooperativa è mirata ad un settore particolare, è raro che convenga usare la classificazione decimale tipica delle biblioteche. Conviene che ogni gruppo in rete utilizzi le stesse codifiche per nominare directory (cartelle) e sub-directory (sotto-cartelle). Un struttura ad albero ben concepita si capisce subito e conduce in modo naturale a una gestione ordinata. All'interno di una directory non va dato ai singoli file un nome che contenga all'inizio quello della directory stessa: chi lo fa, crea liste uniformi e difficili da leggere. La Telecom compie questo errore banale negli elenchi telefonici. In migliaia di pagine ogni numero comincia con lo stesso prefisso. Lo scopo è quello di ricordare all'abbonato di formare il prefisso prima del numero, ma la consultazione dell'elenco è disagevole. Meglio scrivere in testa a ogni pagina:
TUTTI I NUMERI VANNO PRECEDUTI DAL PREFISSO 0XXX.
Accade spesso che per ritrovare documenti passati, la mente si orienti sul periodo di tempo in cui li abbiamo ricevuti o generati. Conviene allora usare nomi di file che li ordinino in modo cronologico. La prima parte del nome è costituita da 6 cifre per indicare anno, mese e giorno: aammgg. Poi si registri la sigla con nome e cognome dell'autore NC: infine pochi caratteri per definire l'argomento. Questo articolo, destinato a essere pubblicato il 18 maggio 2004, scritto da me e riguardante il lavoro in rete (worknet, abbreviato in wknet), si chiama nel mio archivio 40518RVwknet.
Certo: le date si vedono anche con l'opzione "Dettagli" in Word, ma averle nel titolo è più comodo: le vedo anche usando l'opzione "Anteprima". E poi ho commesso una svista. Nominare i file con una cifra sola per l'anno, va bene fino al 2009. Nel 2010 i nomi in codice cominciano con 10 e paiono antecedenti a quelli del 2002-2009. E' lo stesso errore commesso usando 2 sole cifre per l'anno che produsse il baco del millennio fra '99 e 2000.
Le considerazioni precedenti sono formali. Più importanti sono i contenuti. Dobbiamo comunicare in modo efficace e professionale e curare struttura, concisione, leggibilità, grammatica e sintassi dei messaggi. Indulgere all'uso dello stile PowerPoint (come ricordo spesso) rende i testi poco incisivi e comprensibili. Infine dobbiamo stare attenti a non far proliferare parole e dati: concisione e stringatezza all'origine - poi criteri ragionevoli su cosa conservare e cosa eliminare. Resta il problema di come un team affronta questioni opinabili, ma richiede un discorso a parte.
